Bli medlem i medlemssystemet
Når du skal være økonomiansvarlig i CSK må du være registrert som medlem. Følg linken under. Du skal også være registrert som økonomiansvarlig på laget i medlemssystemet vårt, Hoopit. Du tar kontakt med hovedlagleder på laget som registrerer deg. Som økonomiansvarlig er man pålagt å betale medlemskontingenten.
Tilgangene ryddes jevnlig. Dersom du ikke ligger inne som økonomiansvarlig i Hoopit slettes tilgangene dine på Vipps og banken.
Politiattest
Alle med en rolle i CSK må levere gyldig politiattest. Det er ikke bare trenere. Gjennom å ha tilgang til økonomien til laget og være økonomiansvarlig har man noen fordeler og en annen rolle enn å bare være en forelder på sidelinjen. Du må også levere politiattest som økonomiansvarlig. Se alt du trenger å vite om det her:
TILGANGER
Hoopit
I Hoopit skal du ha tilgang til lagets økonomi. Her kan du blant annet:
se hvem som har betalt medlemskontingent, treningsavgift og andre krav
sende ut krav til medlemmer for cuper, arrangementer, fellesbestillinger og lignende
godkjenne eller avvise refusjoner
registrere leverandørfakturaer og følge statusen på disse
opprette og behandle krav mellom grupper
Du får tilgang til funksjonene ved å be hovedlagleder registrere deg som økonomiansvarlig på laget i Hoopit.
Vipps
For å få tilgang til vippskontoen til laget ditt må du legges inn med telefonnummer. Dette sender du på mail til daglig leder. Se kontaktinformasjon nederst. Send telefonnummer og hvilket lag du er økonomiansvarlig for. Skriv lag med fødselsår, idrett og kjønn, feks: FJ 2016 (Fotball jenter 2016).
Når du skal logge inn for å se bevegelsene på vippskontoen logger du inn på vipps.no og velger "Logg inn for bedrift". Her har du tilgang til vippsnummer og innbetalingene.
Vipps tar 1,75% i transaksjonskostnader.
Pengene fra vipps kommer direkte inn på lagets lagkasse.
Lagkasse
Fra og med 1. mai 2026 har ikke lagene egne bankkontoer, men man kan likevel følge alle transaksjoner på lik linje som man så dem i banken. Dette gjør du inne på Hoopit. Logg deg inn i appen eller på adminpanelet (admin.hoopit.io), trykk på "økonomi" -> "lagskasse". Der har du all info du trenger om transaksjoner og saldo på lagskassa.
Sjekke at alle har betalt
Økonomiansvarlig, sammen med hovedlagleder, har ansvar for å at alle på deres lag har betalt medlemskontingent og treningsavgift. Dette har dere oversikt over gjennom Hoopit. Dette ser du på følgende måte:
1. Logg deg inn på admin.hoopit.io.
2. Velg hvilket lag du skal sjekke øverst i menyen
3. Trykk på "Grupper" i menyen til venstre og️ "Brukere". Her har du tilgang til å se om noen har betalt treningsavgift og medlemskontingenten.
Er forfallsdatoen passert må de purres på av deg. Det sendes automatisk ut purringer gjennom systemet, men vi ser at det noen ganger trengs muntlig beskjed/direkte mail. I verste fall må spilleren stå over treninger og kamper dersom dette ikke betales.
Refusjon
Om noen har lagt ut noe eller skal ha penger tilbake fra laget eller avdelingen kan refusjonsskjema gjennom Hoopit brukes. Du som økonomiansvarlig er ansvarlig for å godkjenne eller avvise refusjoner i Hoopit. Det er viktig at alle utlegg har tilhørende kvittering. Dette gjøres i appen eller på admin.hoopit.io.
Leverandørfaktura
Har laget mottatt en faktura fra en leverandør som skal belastes lagets lagkasse, skal fakturaen registreres direkte i Hoopit. Dette kan for eksempel være faktura for utstyr, baneleie, påmelding til cup eller andre innkjøp.
Slik registrerer du fakturaen:
Gå til «Lagkasse» i Hoopit og velg «Registrer ny leverandørfaktura».
Last opp fakturaen som PDF eller bilde.
Fyll inn beløp, forfallsdato og leverandør.
Velg hvilket lag eller hvilken gruppe som skal belastes.
Kontroller opplysningene og send inn fakturaen.
Fakturaen sendes videre til regnskapet for attestering og betaling. Du kan følge behandlingen i Hoopit:
Ikke sendt: Fakturaen er lagret som et utkast.
Sendt: Fakturaen er sendt inn og venter på behandling.
Behandles: Fakturaen behandles i regnskapssystemet.
Betalt: Betalingen er gjennomført.
Avvist: Fakturaen er sendt tilbake med en begrunnelse og må eventuelt korrigeres.
Du trenger ikke lenger å sende fakturaen separat på e-post når den registreres gjennom Hoopit. Sørg for at fakturaen registreres i god tid før forfallsdato. Det skal normalt maksimalt ta sju virkedager fra fakturaen sendes inn, til den blir betalt.
Kreve penger fra medlemmer
Skal du kreve penger fra medlemmer, enten for en spesiell aktivitet eller gjennom dugnad/fellesbestilling/annet? Det er superenkelt via Hoopit. Sjekk ut hvordan du gjør det her:
Spillerkontoer
Mange økonomiansvarlige holder oversikt over spillerkontoer. Dette må gjøres i eget excel-skjema og følger deretter bevegelser på kontoen i banken. Det er opp til dere innad i laget om dere ønsker å gjøre dette.
Det er ikke mulighet til å bruke pengene på spillerkonto på private ting. Man kan bruke spillerkontoen til egenandel til cup og arrangement i regi av CSK eller til treningsavgiften.
Dersom man ønsker å bruke spillerkonto for å dekke treningsavgift må økonomiansvarlig ta dette videre til daglig leder.
Om spilleren slutter kan spillerkontoen flyttes til spillerkontoen til et familiemedlem eller mellom idretter dersom man feks slutter på fotball, men ikke håndball. Da sendes oversikt over hvor mye penger dette er samt fra hvilket lag til hvilket lag til daglig leder. Økonomiansvarlig på laget må orienteres. Dette må gjøres innen et halvt år. Dersom pengene ikke flyttes til annen spiller tilfaller pengene laget.
Les mer om spillerkontoer her:
Sponsorer til laget
Har dere noen som ønsker å støtte laget deres som en sponsor? Følg disse punktene:
1. Om noen ønsker å inngå avtale med laget ditt og dermed gi midler til laget i bytte mot noe annet (promotering på nettsiden, logo på shorts eller annet, skiltavtale, osv) må dette koordineres med administrasjonen slik at vi er sikre på at det ikke går på tvers av annen avtale eller innledende samtaler om samarbeid. Ta kontakt med dagligleder@csk.no i innledende fase med sponsor.
2. Det skal lages en skriftlig avtale når dere har forhørt dere med meg angående sponsor. Det er kun daglig leder og styreleder som har signaturrett for CSK, og det er dermed en av disse som må signere alle avtaler klubben har - også på lagsnivå. Se mal på avtale under. Denne fylles ut av økonomiansvarlig på laget og sendes daglig leder.
3. Fakturering skjer basert på den skriftlige avtalen. Dette gjøres gjennom vårt regnskapssystem av daglig leder.
Et lag kan ikke gjøre avtale om trykking av logo på spillerdrakt, logo på klubbens hjemmeside, og andre promoteringsløsninger som dekker hele klubben.
sende ut faktura
Dersom dere gjennomfører en dugnad eller får tak i egne sponsorer for laget skal det sendes faktura på dette, det skal ikke settes penger rett på konto til laget.
OBS! Får dere egne sponsorer skal dette koordineres med administrasjonen i forkant av signering av avtale. Det er også kun daglig leder som kan signere avtaler, også for laget.
Fyll ut følgende skjema når dere trenger utsendelse av faktura: Faktura opprettes og sendes deretter av daglig leder. Pengene settes på deres lagskasse ved opprettelse av faktura, dersom den ikke betales innen rimelig tid vil pengene trekkes tilbake.
Motta penger til lagskassen
Mottar du penger via bankkonto som skal til lagskassen? Alle bedrifter er pålagt å lage et bilag (tilskuddsbrev, kvittering e.l.) som viser det du får utbetalt.
For at pengene skal registreres på lagskassen deres gjør du følgende: Opprett et utlegg. Oppgi klubbens bankkonto der den pengene er mottatt og send inn bilaget som kvittering i et utlegg uten tilbakebetaling, rettet mot lagets gruppe. Du oppretter utlegget på lik linje som et vanlig utlegg, men huker av nederst på at det er et "utlegg uten tilbakebetaling". Straks pengene som matcher dokumentasjonen er mottatt i banken, krediteres inntektene lagkassen og blir synlige der.
Bankkontoene som kan brukes til slike innbetalinger:
Felleskonto fotball-lag: 41111560178
Felleskonto håndball-lag: 41111560437
Krav mellom grupper
Funksjonen «Krav mellom grupper» i Hoopit erstatter tidligere internoverføringer. Den skal brukes når én gruppe skal betale penger til en annen gruppe i klubben, for eksempel når:
et lag skal betale klubben eller avdelingen for utstyr
en kostnad skal fordeles mellom flere grupper
én gruppe har lagt ut for noe på vegne av en annen gruppe
spillerkonto skal overføres mellom to lag
Det er gruppen som skal motta pengene, som oppretter kravet.
Slik oppretter du et krav:
Gå til «Økonomi» og velg «Krav mellom grupper».
Velg laget eller gruppen som skal belastes.
Fyll inn beløpet og skriv tydelig hva kravet gjelder.
Legg ved dokumentasjon dersom det er relevant.
Send kravet til godkjenning.
Kravet kommer deretter til økonomiansvarlig for laget eller gruppen som skal belastes. Økonomiansvarlig må godkjenne eller avvise kravet. Dersom kravet avvises, skal det gis en begrunnelse slik at kravet kan korrigeres og sendes inn på nytt.
Når kravet er godkjent, gjennomføres overføringen automatisk mellom lagkassene. Det skal derfor ikke foretas noen bankbetaling, og daglig leder trenger ikke lenger å gjennomføre internoverføringen manuelt.
Du finner krav laget har sendt under «Utgående» og krav laget har mottatt under «Innkommende».
