For kassereren / økonomiansvarlig

Velkommen som kasserer og takk for at du ønsker å bruke dine ressurser på CSK.

Alle lag i CSK må ha kasserer som tar seg av økonomien til laget. Her kommer en oversikt over punkter det er greit å ha oversikt over når du har rollen som kasserer.

TILGANGER

Hoopit

I Hoopit skal du ha tilgang til å se hvem av medlemmene som har betalt og ikke. Her kan du også sende ut krav til medlemmene for cupper, arrangement og annet. I tillegg kan medlemmer og foresatte sende inn refusjon via Hoopit som du da godkjenner eller avviser. På den måten har du god kontroll på lagets økonomi. For å få rollen som økonomiansvarlig må du bli tildelt dette av hovedlagleder eller daglig leder. Ta kontakt med en av dem etter at du har meldt deg inn som medlem.

Meld deg inn i Hoopit

Vipps

For å få tilgang til vippskontoen til laget ditt må du legges inn med telefonnummer. Dette sender du på mail til daglig leder. Se kontaktinformasjon nederst. Send telefonnummer og hvilket lag du er kasserer for. Skriv lag med fødselsår, idrett og kjønn, feks: FJ 2016 (Fotball jenter 2016).

Når du skal logge inn for å se bevegelsene på vippskontoen logger du inn på vipps.no og velger "Logg inn for bedrift". Her har du tilgang til vippsnummer og innbetalingene.

Vipps tar 1,75% i transaksjonskostnader. Dersom laget ønsker handleliste i vipps koster dette mer, noe som er grunnen til at vi ikke har benyttet oss av dette.

Pengene fra vipps kommer direkte inn på lagets konto. Dobbeltsjekk at kontonummer er registrert riktig på deres vippsnummer.

Logg inn på vipps for bedrift

Bankkonto

For å få tilgang til kontoen i banken må du opprette kundeforhold i Rindal Sparebank. Du trenger ikke ha penger eller kontoer der, men må være kunde for å ha en bruker. Denne gir deg tilgang til lagets konto. Når du har gjort dette sender du mail til daglig leder. Se kontaktinformasjon nederst. Send hvilket lag du er kasserer for. Skriv lag med kjønn, idrett og fødselsår, feks: FJ 2016 (Fotball jenter 2016).

Når du skal logge inn for å se bevegelsene på bankkonten logger du inn på rindalsbanken.no og velger "Logg inn -> bedrift".

Det skal ikke brukes private kontoer i sammenheng med aktivitet gjennom CSK, alt skal gjennom lagets konto i Rindal sparebank.

Det kan ta noen dager før det vises på kontoen hva utgiftene har gått til, og noen ganger blir utbetalingene slått sammen. I dette tilfellet kan du trykke på "Vis transaksjoner i betalingen" for å få oversikt over alle utgåtte beløp.

Bli kunde i Rindal sparebank

Oversikt i banken

Dersom det ligger en betaling i banken kun heter "Betaling" kan det være vanskelige å finne ut hva betalingen gjelder. I disse tilfellene er det flere betalinger som er slått sammen da de er sendt til betaling samtidig. Du kan se detaljer for betalingene ved å gjøre følgende:

Dette er et eksempel på hvordan det kan se ut:

→ Trykk inn på betalingen.

→ Trykk på "Betalinger i transaksjon"

Da kan du se hvilke betalinger som er slått sammen og hva de gjelder.

ansvar

Nok penger på konto

Det å holde styr på at laget har nok penger til å betale fakturaer og refusjoner er en vesentlig del av jobben. I tillegg burde du ta en titt inne på vipps og bankkontoen for å se at alt er riktig. Noen ganger kan transaksjoner gå fra feile lag da det merkes feil eller ikke har merking og vi tar en sjanse. Da gir du beskjed til daglig leder eller regnskapsfører, se kontaktinformasjon nederst.

Refusjoner

Du hjelper også frivillige med refusjoner og ser til at alt av informasjon er ført inn på refusjonene og "godkjenner" at kostnadene skal gå fra lagets konto.

Bruk Hoopit sin utleggsfunksjon først og fremst, da har dere selv mulighet til å godkjenne kravene i appen. Funker ikke dette bruker dere egen link til refusjonsskjema.

Sjekke at alle har betalt

Sammen med hovedlagleder ser dere til at alle på deres lag har betalt medlemskontingent og treningsavgift. Dette har dere oversikt over gjennom Hoopit. Dette gjør du gjennom å logge deg inn på admin.hoopit.io. Velg hvilket lag du skal sjekke øverst i menyen, deretter "Grupper" ➡️ "Brukere".

Rapportering innbetalinger

Hver måned skal det rapporteres til Susan hvilke innbetalinger på lagets konto som har kommet inn og hva det gjelder. Dettes sendes inn som PDF til csk@mottak.unieconomy.no innen 15. i hver måned.

Last filen under ned, skriv inn og send til csk@mottak.unieconomy.no som PDF.

Mal for rapportering av innbetalinger til laget

betalinger

Refusjon

Om noen har lagt ut noe eller skal ha penger tilbake fra laget eller avdelingen kan refusjonsskjema gjennom Hoopit brukes.

Se hvordan du sender inn refusjon via Hoopit

Refusjonsskjema til eventuelle ikke-medlemmer

Faktura

Alle fakturaer sendes til csk@mottak.unieconomy.no eller uni@csk.no. Da går de rett inn i UNI (regnskapsprogrammet vi bruker) og TidyAccount (vårt regnskapskontor) tar seg av regnskapsføringen. Dette er ikke en bemannet mail, så det er ingen som svarer den, det er kun en portal som tar imot vedleggene (kun i PDF) og sender dem videre inn i vårt system. Det er viktig at fakturaene og eventuelle bilag sendes i PDF.

Dersom du kan merke fakturaen med noe er det ønskelig at den merkes med lagnavnet, feks FJ 2016, ikke navnet ditt.

Det skal maks ta 7 virkedager før noe kommer inn i systemet til det blir utbetalt, men det tar ofte kortere tid. Det er flere steg i prosessen før det betales ut, blant annet at daglig leder og en fra avdelingen skal godkjenne alle transaksjoner. Dersom det i noen tilfeller haster å få noe betalt må dette kommuniseres, men det er ønskelig å få refusjoner og fakturaer i god tid.

Kreve penger fra medlemmer

Skal du kreve penger fra medlemmer, enten for en spesiell aktivitet eller gjennom dugnad/fellesbestilling/annet? Det er superenkelt via Hoopit. Sjekk ut hvordan du gjør det her:

Hvordan gjøre det med Hoopit

Spillerkontoer

Mange økonomiansvarlige holder oversikt over spillerkontoer. Dette må gjøres i eget excel-skjema og følger deretter bevegelser på kontoen i banken. Det blir litt opp til dere innad i laget om dere ønsker å gjøre dette.

Det er ikke mulighet til å bruke pengene på spillerkonto på private ting. Man kan bruke spillerkontoen til egenandel til cup og arrangement i regi av CSK eller til treningsavgiften.

Dersom man ønsker å bruke spillerkonto for å dekke treningsavgift må økonomiansvarlig ta dette videre til daglig leder.

Om spilleren slutter kan spillerkontoen flyttes til annen spiller i CSK. Da sendes oversikt over hvor mye penger dette er samt fra hvilket lag til hvilket lag til daglig leder. Økonomiansvarlig på laget må orienteres. Dette må gjøres innen et halvt år. Dersom pengene ikke flyttes til annen spiller tilfaller pengene laget.

Sponsorer

Dersom noen ønsker å sponse ditt lag med et engangsbeløp må det sendes faktura (se neste avsnitt). Om noen ønsker å inngå avtale med laget ditt og dermed gi midler til laget i bytte mot noe annet (promotering på nettsiden, logo på shorts eller annet, skiltavtale, osv) må dette koordineres med administrasjonen slik at vi er sikre på at det ikke går på tvers av annen avtale eller innledende samtaler om samarbeid. Det er kun daglig leder og styreleder som har signaturrett for CSK, og det er dermed en av disse som må signere alle avtaler klubben har - også på lagsnivå.

sende ut faktura

Dersom dere gjennomfører en dugnad eller får tak i egne sponsorer for laget skal det sendes faktura på dette, det skal ikke settes penger rett på konto til laget.

OBS! Får dere egne sponsorer skal dette koordineres med administrasjonen i forkant av signering av avtale. Det er også kun daglig leder som kan signere avtaler, også egne avtaler for laget.

Du kan også fylle ut følgende skjema når dere trenger utsendelse av faktura: Faktura opprettes og sendes deretter av daglig leder. Pengene settes på deres lagskonto ved opprettelse av faktura, dersom den ikke betales innen rimelig tid vil pengene trekkes tilbake.

Info til fakturautsendelse

interne overføringer

Det er daglig leder som gjør alle interne overføringer i klubben. Om noe skal gjøres opp internt mellom lag eller mellom avdelingen og laget gis det beskjed til daglig leder. Se kontaktinformasjon nederst. Oppgi hva det gjelder, beløp, overføres fra hvilket lag til hvilket lag.