Bli medlem i medlemssystemet
Når du skal være økonomiansvarlig i CSK må du være registrert som medlem. Følg linken under. Du skal også være registrert som økonomiansvarlig på laget i medlemssystemet vårt, Hoopit. Du tar kontakt med hovedlagleder på laget som registrerer deg. Som økonomiansvarlig er man pålagt å betale medlemskontingenten.
Tilgangene ryddes jevnlig. Dersom du ikke ligger inne som økonomiansvarlig i Hoopit slettes tilgangene dine på Vipps og banken.
Politiattest
Alle med en rolle i CSK må levere gyldig politiattest. Det er ikke bare trenere. Gjennom å ha tilgang til økonomien til laget og være økonomiansvarlig har man noen fordeler og en annen rolle enn å bare være en forelder på sidelinjen. Du må også levere politiattest som økonomiansvarlig. Se alt du trenger å vite om det her:
TILGANGER
Hoopit
I Hoopit skal du ha tilgang til å se hvem av medlemmene som har betalt og ikke. Her kan du også sende ut krav til medlemmene for cuper, arrangement og annet. I tillegg kan medlemmer og foresatte sende inn refusjon via Hoopit som du da godkjenner eller avviser. På den måten har du god kontroll på lagets økonomi. Du får tilgang til Hoopit ved å be hovedlagleder legge deg inn som økonomiansvarlig på laget.
Vipps
For å få tilgang til vippskontoen til laget ditt må du legges inn med telefonnummer. Dette sender du på mail til daglig leder. Se kontaktinformasjon nederst. Send telefonnummer og hvilket lag du er økonomiansvarlig for. Skriv lag med fødselsår, idrett og kjønn, feks: FJ 2016 (Fotball jenter 2016).
Når du skal logge inn for å se bevegelsene på vippskontoen logger du inn på vipps.no og velger "Logg inn for bedrift". Her har du tilgang til vippsnummer og innbetalingene.
Vipps tar 1,75% i transaksjonskostnader.
Pengene fra vipps kommer direkte inn på lagets lagkasse.
Lagkasse
Fra og med 1. mai 2026 har ikke lagene egne bankkontoer, men man kan likevel følge alle transaksjoner på lik linje som man så dem i banken. Dette gjør du inne på Hoopit. Logg deg inn i appen eller på adminpanelet (admin.hoopit.io), trykk på "regnskap" -> "lagskasse". Der har du all info du trenger om transaksjoner og saldo på lagskassa.
Sjekke at alle har betalt
Økonomiansvarlig, sammen med hovedlagleder, har ansvar for å at alle på deres lag har betalt medlemskontingent og treningsavgift. Dette har dere oversikt over gjennom Hoopit. Dette ser du på følgende måte:
1. Logg deg inn på admin.hoopit.io.
2. Velg hvilket lag du skal sjekke øverst i menyen
3. Trykk på "Grupper" i menyen til venstre og️ "Brukere". Her har du tilgang til å se om noen har betalt treningsavgift og medlemskontingenten.
Er forfallsdatoen passert må de purres på av deg. Det sendes automatisk ut purringer gjennom systemet, men vi ser at det noen ganger trengs muntlig beskjed/direkte mail. I verste fall må spilleren stå over treninger og kamper dersom dette ikke betales.
Refusjon
Om noen har lagt ut noe eller skal ha penger tilbake fra laget eller avdelingen kan refusjonsskjema gjennom Hoopit brukes. Du som økonomiansvarlig er ansvarlig for å godkjenne eller avvise refusjoner i Hoopit. Det er viktig at alle utlegg har tilhørende kvittering. Dette gjøres i appen eller på admin.hoopit.io.
Faktura
Alle fakturaer sendes via EHF eller som PDF til charlottenlundsportsklubb@ebilag.catacloud.com. Da går de rett inn i Catacloud (regnskapsprogrammet vi bruker) og Hoopit tar seg av regnskapsføringen. Dette er ikke en bemannet mail, så det er ingen som svarer den, det er kun en portal som tar imot vedleggene (kun i PDF) og sender dem videre inn i vårt system. Det er viktig at fakturaene og eventuelle bilag sendes i PDF.
Dersom du kan merke fakturaen med noe er det ønskelig at den merkes med lagnavnet, feks FJ 2016, ikke navnet ditt.
Det skal maks ta 7 virkedager før noe kommer inn i systemet til det blir utbetalt, men det tar ofte kortere tid. Det er flere steg i prosessen før det betales ut, blant annet at daglig leder og en fra avdelingen skal godkjenne alle transaksjoner. Dersom det i noen tilfeller haster å få noe betalt må dette kommuniseres, men vi kan ikke garantere at vi får betalt innen forfall dersom fakturaen sendes inn for sent.
Kreve penger fra medlemmer
Skal du kreve penger fra medlemmer, enten for en spesiell aktivitet eller gjennom dugnad/fellesbestilling/annet? Det er superenkelt via Hoopit. Sjekk ut hvordan du gjør det her:
Spillerkontoer
Mange økonomiansvarlige holder oversikt over spillerkontoer. Dette må gjøres i eget excel-skjema og følger deretter bevegelser på kontoen i banken. Det er opp til dere innad i laget om dere ønsker å gjøre dette.
Det er ikke mulighet til å bruke pengene på spillerkonto på private ting. Man kan bruke spillerkontoen til egenandel til cup og arrangement i regi av CSK eller til treningsavgiften.
Dersom man ønsker å bruke spillerkonto for å dekke treningsavgift må økonomiansvarlig ta dette videre til daglig leder.
Om spilleren slutter kan spillerkontoen flyttes til spillerkontoen til et familiemedlem eller mellom idretter dersom man feks slutter på fotball, men ikke håndball. Da sendes oversikt over hvor mye penger dette er samt fra hvilket lag til hvilket lag til daglig leder. Økonomiansvarlig på laget må orienteres. Dette må gjøres innen et halvt år. Dersom pengene ikke flyttes til annen spiller tilfaller pengene laget.
Les mer om spillerkontoer her:
Sponsorer til laget
Har dere noen som ønsker å støtte laget deres som en sponsor? Følg disse punktene:
1. Om noen ønsker å inngå avtale med laget ditt og dermed gi midler til laget i bytte mot noe annet (promotering på nettsiden, logo på shorts eller annet, skiltavtale, osv) må dette koordineres med administrasjonen slik at vi er sikre på at det ikke går på tvers av annen avtale eller innledende samtaler om samarbeid. Ta kontakt med dagligleder@csk.no i innledende fase med sponsor.
2. Det skal lages en skriftlig avtale når dere har forhørt dere med meg angående sponsor. Det er kun daglig leder og styreleder som har signaturrett for CSK, og det er dermed en av disse som må signere alle avtaler klubben har - også på lagsnivå. Se mal på avtale under. Denne fylles ut av økonomiansvarlig på laget og sendes daglig leder.
3. Fakturering skjer basert på den skriftlige avtalen. Dette gjøres gjennom vårt regnskapssystem av daglig leder.
Et lag kan ikke gjøre avtale om trykking av logo på spillerdrakt, logo på klubbens hjemmeside, og andre promoteringsløsninger som dekker hele klubben.
sende ut faktura
Dersom dere gjennomfører en dugnad eller får tak i egne sponsorer for laget skal det sendes faktura på dette, det skal ikke settes penger rett på konto til laget.
OBS! Får dere egne sponsorer skal dette koordineres med administrasjonen i forkant av signering av avtale. Det er også kun daglig leder som kan signere avtaler, også for laget.
Fyll ut følgende skjema når dere trenger utsendelse av faktura: Faktura opprettes og sendes deretter av daglig leder. Pengene settes på deres lagskasse ved opprettelse av faktura, dersom den ikke betales innen rimelig tid vil pengene trekkes tilbake.
Motta penger til lagskassen
Alle bedrifter er pålagt å lage et bilag (tilskuddsbrev, kvittering e.l.) som viser det du får utbetalt. Oppgi klubbens bankkonto og send inn bilaget som et utlegg uten tilbakebetaling, rettet mot lagets gruppe. Straks pengene som matcher dokumentasjonen er mottatt i banken, krediteres inntektene lagkassen og blir synlige der.
interne overføringer
Det er daglig leder som gjør alle interne overføringer i klubben. Om noe skal gjøres opp internt mellom lag eller mellom avdelingen og laget gis det beskjed til daglig leder. Oppgi hva det gjelder, beløp, overføres fra hvilket lag til hvilket lag.
