For hovedlagleder

Velkommen som hovedlagleder og takk for at du ønsker å bruke dine ressurser på CSK.

Alle lag i CSK må ha hovedlagleder på laget. Her kommer en oversikt over punkter det er greit å ha oversikt over når du har rollen som hovedlagleder.

Bli medlem i medlemssystemet

Når du skal være hovedlagleder i CSK må du være registrert som medlem. Følg linken under. Du skal også være registrert som hovedlagleder på laget i medlemssystemet vårt, Hoopit. Ta kontakt med forrige hovedlagleder på laget som registrerer deg. Ved nyopprettet lag i systemet tar du kontakt med dagligleder@csk.no som registrerer deg riktig. Som hovedlagleder er man pålagt å betale medlemskontingenten.

Politiattest

Alle med en rolle i CSK må levere gyldig politiattest. Det er ikke bare trenere. Gjennom å være hovedlagleder har man en annen rolle enn å bare være en forelder på sidelinjen. Du må dermed også levere politiattest. Se alt du trenger å vite om det her:

registrere alle riktig

Som hovedlagleder er det ditt ansvar at oversikten over både utøvere og ledere er oppdatert til enhver tid på Hoopit. Dette gjør du på følgende måte:

1. Logg deg inn på admin.hoopit.io. 

2. Velg hvilket lag du skal fikse øverst i menyen

3. Trykk på "Grupper" i menyen til venstre og️ "Brukere". Her har du tilgang til å både legge til og slette både utøvere og ledere. Dette skal gjøres jevnlig.

Dersom noen starter på laget må foresatte/utøveren lage seg en bruker på Hoopit før de kan legges til på laget. Du kan ikke gjøre dette for dem som hovedlagleder.

Sjekke at alle har betalt

Hovedlagleder, sammen med økonomiansvarlig, har ansvar for å at alle på deres lag har betalt medlemskontingent og treningsavgift. Dette har dere oversikt over gjennom Hoopit. Dette ser du på følgende måte:

1. Logg deg inn på admin.hoopit.io. 

2. Velg hvilket lag du skal sjekke øverst i menyen

3. Trykk på "Grupper" i menyen til venstre og️ "Brukere". Her har du tilgang til å se om noen har betalt treningsavgift og medlemskontingenten. 

Er forfallsdatoen passert må de purres på av deg. Det sendes automatisk ut purringer gjennom systemet, men vi ser at det noen ganger trengs muntlig beskjed/direkte mail. I verste fall må spilleren stå over treninger og kamper dersom dette ikke betales.

lagsinnkjøp

Alle innkjøp av sportsklær og utstyr skal gjøres gjennom Nor Contact. Vi har en avtale med Hummel og Nor Contact der de har eksklusivitet på området. 

På klubbkolleksjonen får CSK og enkeltpersoner 30% rabatt.

På annet sortement på Nor Contact får CSK og enkeltpersoner 20% rabatt.

Alle laginnskjøp hos Nor Contact skal bestilles gjennom daglig leder. Bestilling med varenummer, antall og størrelse sendes til dagligleder@csk.no. 

Klubbkolleksjonen gjennom Hummel skal brukes i alle sammenhenger der man representerer CSK. Det er verken mulighet til å kjøpe hos andre forhandlere enn Nor Contact eller annet merke enn Hummel.

Refusjon

Om noen har lagt ut noe eller skal ha penger tilbake fra laget eller avdelingen kan refusjonsskjema gjennom Hoopit brukes. Du som økonomiansvarlig er ansvarlig for å godkjenne eller avvise refusjoner i Hoopit. Dette gjøres i appen eller på admin.hoopit.io. 

Faktura

Alle fakturaer sendes til csk@mottak.unieconomy.no eller uni@csk.no. Da går de rett inn i UNI (regnskapsprogrammet vi bruker) og TidyAccount (vårt regnskapskontor) tar seg av regnskapsføringen. Dette er ikke en bemannet mail, så det er ingen som svarer den, det er kun en portal som tar imot vedleggene (kun i PDF) og sender dem videre inn i vårt system. Det er viktig at fakturaene og eventuelle bilag sendes i PDF.

Dersom du kan merke fakturaen med noe er det ønskelig at den merkes med lagnavnet, feks FJ 2016, ikke navnet ditt.

Det skal maks ta 7 virkedager før noe kommer inn i systemet til det blir utbetalt, men det tar ofte kortere tid. Det er flere steg i prosessen før det betales ut, blant annet at daglig leder og en fra avdelingen skal godkjenne alle transaksjoner. Dersom det i noen tilfeller haster å få noe betalt må dette kommuniseres, men det er ønskelig å få refusjoner og fakturaer i god tid.

Kreve penger fra medlemmer

Skal du kreve penger fra medlemmer, enten for en spesiell aktivitet eller gjennom dugnad/fellesbestilling/annet? Det er superenkelt via Hoopit. Sjekk ut hvordan du gjør det her:

Oversikt i banken

Dersom det ligger en betaling i banken kun heter "Betaling" kan det være vanskelige å finne ut hva betalingen gjelder. I disse tilfellene er det flere betalinger som er slått sammen da de er sendt til betaling samtidig. Du kan se detaljer for betalingene ved å gjøre følgende:

Dette er et eksempel på hvordan det kan se ut:

→ Trykk inn på betalingen.

→ Trykk på "Betalinger i transaksjon"

Da kan du se hvilke betalinger som er slått sammen og hva de gjelder.

Spillerkontoer

Mange økonomiansvarlige holder oversikt over spillerkontoer. Dette må gjøres i eget excel-skjema og følger deretter bevegelser på kontoen i banken. Det er opp til dere innad i laget om dere ønsker å gjøre dette. 

Det er ikke mulighet til å bruke pengene på spillerkonto på private ting. Man kan bruke spillerkontoen til egenandel til cup og arrangement i regi av CSK eller til treningsavgiften. 

Dersom man ønsker å bruke spillerkonto for å dekke treningsavgift må økonomiansvarlig ta dette videre til daglig leder.

Om spilleren slutter kan spillerkontoen flyttes til spillerkontoen til et familiemedlem eller mellom idretter dersom man feks slutter på fotball, men ikke håndball. Da sendes oversikt over hvor mye penger dette er samt fra hvilket lag til hvilket lag til daglig leder. Økonomiansvarlig på laget må orienteres. Dette må gjøres innen et halvt år. Dersom pengene ikke flyttes til annen spiller tilfaller pengene laget.

Les mer om spillerkontoer her:

Sponsorer til laget

Har dere noen som ønsker å støtte laget deres som en sponsor? Følg disse punktene:

1. Om noen ønsker å inngå avtale med laget ditt og dermed gi midler til laget i bytte mot noe annet (promotering på nettsiden, logo på shorts eller annet, skiltavtale, osv) må dette koordineres med administrasjonen slik at vi er sikre på at det ikke går på tvers av annen avtale eller innledende samtaler om samarbeid. Ta kontakt med dagligleder@csk.no i innledende fase med sponsor.

2. Det skal lages en skriftlig avtale når dere har forhørt dere med meg angående sponsor. Det er kun daglig leder og styreleder som har signaturrett for CSK, og det er dermed en av disse som må signere alle avtaler klubben har - også på lagsnivå. Se mal på avtale under. Denne fylles ut av økonomiansvarlig på laget og sendes daglig leder.

3. Fakturering skjer basert på den skriftlige avtalen. Dette gjøres gjennom vårt regnskapssystem av daglig leder.

Et lag kan ikke gjøre avtale om trykking av logo på spillerdrakt, logo på klubbens hjemmeside, og andre promoteringsløsninger som dekker hele klubben. 

sende ut faktura

Dersom dere gjennomfører en dugnad eller får tak i egne sponsorer for laget skal det sendes faktura på dette, det skal ikke settes penger rett på konto til laget.

OBS! Får dere egne sponsorer skal dette koordineres med administrasjonen i forkant av signering av avtale. Det er også kun daglig leder som kan signere avtaler, også egne avtaler for laget.

Du kan også fylle ut følgende skjema når dere trenger utsendelse av faktura: Faktura opprettes og sendes deretter av daglig leder. Pengene settes på deres lagskonto ved opprettelse av faktura, dersom den ikke betales innen rimelig tid vil pengene trekkes tilbake.

interne overføringer

Det er daglig leder som gjør alle interne overføringer i klubben. Om noe skal gjøres opp internt mellom lag eller mellom avdelingen og laget gis det beskjed til daglig leder. Se kontaktinformasjon nederst. Oppgi hva det gjelder, beløp, overføres fra hvilket lag til hvilket lag.

HAR DU SPØRSMÅL?

Dersom du trenger hjelp til noe eller har spørsmål kan du ta kontakt med daglig leder.

monja lien jakobsen

Daglig leder