For dugnadsansvarlig
Takk for at du tar på deg rollen som dugnadsansvarlig i Charlottenlund sportsklubb.
Dugnader er helt avgjørende for at vi skal kunne gi et godt tilbud til barn, unge og voksne – uten at kostnadene blir for høye.
Her finner du en oversikt over hva rollen innebærer, hvordan du planlegger og gjennomfører dugnader, og hvordan du bruker Hoopit til salgsdugnader.
Alle lag i CSK må ha dugnadsansvarlig på laget. Her kommer en oversikt over punkter det er greit å ha oversikt over når du har rollen som dugnadsansvarlig.
Bli medlem i medlemssystemet
Når du skal være dugnadsansvarlig i CSK må du være registrert som medlem. Følg linken under. Du skal også være registrert som dugnadsansvarlig på laget i medlemssystemet vårt, Hoopit. Ta kontakt med hovedlagleder på laget som registrerer deg. Ved nyopprettet lag i systemet tar du kontakt med dagligleder@csk.no som registrerer deg riktig. Som dugnadsansvarlig er man pålagt å betale medlemskontingenten.
Politiattest
Alle med en rolle i CSK må levere gyldig politiattest. Det er ikke bare trenere. Gjennom å være dugnadsansvarlig har man en annen rolle enn å bare være en forelder på sidelinjen. Du må dermed også levere politiattest. Se alt du trenger å vite om det her:
Rollen som dugnadsansvarlig
Som dugnadsansvarlig for laget har du hovedansvar for å:
Planlegge og koordinere dugnader for laget
Informere foreldre/utøvere tydelig om hva som forventes
Samarbeide tett med hovedlagleder og økonomiansvarlig
Sørge for at dugnaden gjennomføres på en ryddig og rettferdig måte
Passe på at all økonomi går gjennom riktige kanaler (Hoopit / faktura – ikke private kontoer)
Før dere setter opp en dugnad
Før du går i gang, anbefaler vi at du:
Avklar formål og målbeløp
Hvorfor gjennomføres dugnaden? (f.eks. cup, utstyr, sosiale tiltak)
Hvor mye penger trenger dere å samle inn?
Avklar type dugnad
Salgsdugnad via Hoopit (anbefalt for inntektsdugnader)
Arbeidsdugnad (kiosk, vakt, arrangement, rydding osv.)
Koordiner med økonomiansvarlig
Hvordan skal pengene komme inn?
– Via Hoopit (salgsdugnad / betalingskrav)
– Via faktura sendt fra klubben (ikke direkte til konto eller privat Vipps).
Sikre god forankring
Avklar med hovedlagleder og økonomiansvarlig før dere setter i gang større dugnader.
Salgsdugnad i Hoopit
Hoopit er klubbens medlemssystem, og har en egen modul for salgsdugnader som håndterer betaling, oversikt og purringer automatisk.
Les alt om hvordan man setter opp dette her:
klubbdugnader
Økonomi og rapportering
Selv om økonomiansvarlig har hovedansvaret for lagets økonomi, er dugnadsansvarlig en viktig støttespiller.
Som dugnadsansvarlig bør du:
Avklare med økonomiansvarlig hvordan inntekten fra dugnaden skal følges opp.
Gi en kort oppsummering:
Hvilken dugnad
Dato/periode
Hva inntekten skal brukes til
Sørge for at det ikke brukes private kontoer – all aktivitet skal gå via lagets konto i Rindal Sparebank, Hoopit og/eller faktura gjennom klubbens system.
Dersom dere mottak faktura for kjøp:
Alle fakturaer sendes til csk@mottak.unieconomy.no eller uni@csk.no. Da går de rett inn i UNI (regnskapsprogrammet vi bruker) og TidyAccount (vårt regnskapskontor) tar seg av regnskapsføringen. Dette er ikke en bemannet mail, så det er ingen som svarer den, det er kun en portal som tar imot vedleggene (kun i PDF) og sender dem videre inn i vårt system. Det er viktig at fakturaene og eventuelle bilag sendes i PDF.
Dersom du kan merke fakturaen med noe er det ønskelig at den merkes med lagnavnet, feks FJ 2016, ikke navnet ditt.
Det skal maks ta 7 virkedager før noe kommer inn i systemet til det blir utbetalt, men det tar ofte kortere tid. Det er flere steg i prosessen før det betales ut, blant annet at daglig leder og en fra avdelingen skal godkjenne alle transaksjoner. Dersom det i noen tilfeller haster å få noe betalt må dette kommuniseres, men det er ønskelig å få refusjoner og fakturaer i god tid.
Dersom dere trenger faktura til kjøper (f.eks. ved større salg):
Dersom dere gjennomfører en dugnad eller får tak i egne sponsorer for laget skal det sendes faktura på dette, det skal ikke settes penger rett på konto til laget.
OBS! Får dere egne sponsorer skal dette koordineres med administrasjonen i forkant av signering av avtale. Det er også kun daglig leder som kan signere avtaler, også egne avtaler for laget.
Du kan også fylle ut følgende skjema når dere trenger utsendelse av faktura: Faktura opprettes og sendes deretter av daglig leder. Pengene settes på deres lagskonto ved opprettelse av faktura, dersom den ikke betales innen rimelig tid vil pengene trekkes tilbake.
Hensyn til familier og tilrettelegging
CSK ønsker at alle skal kunne være med – også familier med trang økonomi eller krevende situasjoner. Klubben har både ordninger og tekniske løsninger som kan hjelpe:
Som dugnadsansvarlig kan du:
Informere nøkternt om at det finnes muligheter for frikjøp i Hoopit for dugnader organisert gjennom Hoopit.
Vise til ordningen «Aktivitet for alle» på csk.no for støtte til treningsavgifter m.m.
Oppfordre foreldre som strever til å ta direkte kontakt (hovedlagleder/daglig leder) for løsninger.
Målet er at ingen skal oppleve at barna faller utenfor på grunn av økonomi.
God informasjon til foreldre – sjekkliste
Når du sender ut info om en dugnad (via Hoopit, e-post eller annen kanal), bør du få med:
Hva slags dugnad det er (salg / arbeid)
Hva pengene skal brukes til
Hvordan dugnaden gjennomføres (kort beskrivelse)
Viktige frister (bestilling, henting, betaling / vakttidspunkt)
Hvem de kontakter ved spørsmål (deg, hovedlagleder, økonomiansvarlig)
Lenker til Hoopit / eventuelle støtteordninger ved behov
Hvem kan jeg spørre om hjelp?
Hovedlagleder – for koordinering på laget.
Økonomiansvarlig – for alle spørsmål knyttet til betaling, konto og rapportering.
Daglig leder i CSK – ved behov for avklaringer eller større dugnader som berører flere lag.
Hoopit support – for tekniske spørsmål om dugnadsmodulen og bruk av app/admin.
HAR DU SPØRSMÅL?
Dersom du trenger hjelp til noe eller har spørsmål kan du ta kontakt med daglig leder.
